Meer thuiswerk leidt tot meer eigen kosten die door de werkgever gemaakt worden. Deze categorie komt dus in het vizier van de fiscus, die een dubbele inbreng wil voorkomen.
Vergoedingen verkregen naar aanleiding van het uitoefenen van de beroepswerkzaamheden zijn belastbaar als bezoldiging van de werknemer, tenzij de werknemer dubbel bewijs kan leveren dat de kosten de werkgever werkelijk toekomen en het geld wel degelijk is besteed aan de voorgelegde kosten. Als herhaaldelijke steekproeven vaststellen dat een forfait kan vastgelegd worden voor dit bedrag, kan ook een forfaitair bedrag ingebracht worden als werkelijke kost.
Uiteraard worden extravagante kosten altijd in twijfel getrokken: wie een dure gaming-setup thuis installeert, is maar beter actief in de gaming-industrie. Als administratief consultant krijg je die kost niet 100% verantwoord aan de fiscus.
Diverse inlichtingen
Vanaf inkomstenjaar 2022 dienen ook de variabele vergoedingen tot terugbetaling van eigen kosten van de werkgever te worden verantwoord door individuele fiches en een samenvattende opgave. In het vak ‘diverse inlichtingen’ van fiches 281.10 en 281.20 dient het effectief terugbetaalde bedrag vermeld te worden voor:
- forfaitaire vergoedingen overeenkomstig ernstige normen
- forfaitaire vergoedingen niet-overeenkomstig ernstige normen
- vergoedingen op basis van bewijsstukken
Betaalt één van de medewerkers dus met eigen middelen de vuilniszakken in de winkel om de hoek, zonder hiervan een factuur te vragen op naam van de vennootschap, dan spreken we van een terugbetaling o.b.v. een verantwoordingsstuk. Hier geldt risico tot misbruik en dus is de verantwoordingsplicht van toepassing. Gaat je werknemer, die thuiswerkt, een nieuwe rekenmachine halen en betaalt hij deze uit eigen zak? Dan geldt er verantwoordingsplicht.
Onkosten correct verantwoorden?
Wil je graag weten hoe je kosten eigen aan de werkgever correct verantwoord? Laat je adviseren door jouw boekhouder/fiscalist in één van de Stimaa-kantoren in jouw buurt.
